Tips om professioneel om te gaan met telefoongesprekken

Ondanks de populariteit van live chat en e-mail zijn telefoongesprekken nog steeds het favoriete medium van klanten – en vaak de belangrijkste boosdoener van slechte klantervaringen.

Al te vaak zijn de medewerkers niet getraind om gesprekken professioneel te managen.

Te vaak maken mensen de eenvoudigste fouten bij het beantwoorden van gesprekken die een langdurig effect op jouw bedrijf kunnen hebben.

Op basis van onze jarenlange ervaring met het beheer van de telefoongesprekken van onze klanten hebben we een lijst met een aantal tips opgesteld om jouw personeel te helpen telefoongesprekken professioneel af te handelen.

P.S. Klik hier voor de belastingdienst telefoonnummer

Beantwoord telefoontjes snel

De gemiddelde beltoon duurt 6 seconden. Als je de telefoon 5 keer laat overgaan, is dat gelijk aan 30 seconden. Het te snel opnemen kan ook mensen op heterdaad betrappen. Het is een goede gewoonte om de oproep op de 3e ring te beantwoorden.

Wees warm en gastvrij

Tijdens een telefoongesprek kun je meer dan jouw stem overbrengen, je kunt emoties overbrengen. Daarom kan een warme en helpende houding een positieve indruk achterlaten op je bellers.

Stel jezelf en jouw bedrijf voor

Heb je ooit een bedrijf gebeld en een eenvoudige “Hallo” ontvangen? Dan moet “jij” vragen of jij “X” bedrijf belt? Door jouw bedrijf en jezelf voor te stellen, laat je de beller weten dat hij of zij de juiste of verkeerde plaats heeft bereikt.

Gebruik geen jargon of buzz woorden

In bepaalde industrieën, zoals bijvoorbeeld de medische sector, zijn professionals gewend om dezelfde taal te spreken, maar hoe zit het met je bellers? Gebruik de taal die ze zullen begrijpen.

Vraag het voordat je mensen in de wacht zet

Als je mensen in de wacht laat staan en niet zeker weet wat er aan de hand is, kan dat mensen opwinden. Verwachtingen stellen aan een oproep is cruciaal. Dus, als je iemand in de wacht gaat zetten of gaat doorverbinden, laat hem of haar dan weten wat hij of zij kan verwachten.

Lees ook: Voordelen van Spinning lessen: Zijn ze de hype waard?